Erstellen einer Zahlungserinnerung: Vorlage für offene Rechnungen

Wenn Ihre Kunden nicht fristgerecht zahlen, ist dies nicht nur ärgerlich, sondern in manchen Fällen auch geschäftsschädigend. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung weisen Sie Ihre Kunden auf die noch offenen Rechnungen hin. Dank Vorlagen und Editoren ist die Formulierung schnell und wirkungsvoll erstellt.

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Zahlungserinnerungen im Überblick

Zahlungserinnerungen werden immer dann fällig, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb einer bestimmten Frist beglichen haben. Der Zahlungserinnerung geht die ordnungsgemäße Rechnung voraus. Diese erstellen Sie als Leistungserbringer dem Kunden als Leistungsempfänger. Als Leistungserbringer sind Sie beispielsweise Verkäufer oder Dienstleister, der für einen Kunden eine bestimmte Leistung erbringt.

Mit der Zahlungserinnerung erinnern Sie Ihre Kunden an noch offene Entgeltforderungen. Die Zahlungserinnerung sollten Sie formulieren und dem Kunden zukommen lassen, sobald dieser das in der Rechnung festgeschriebene Zahlungsziel deutlich überschritten hat. Bis dahin setzt der Gläubiger voraus, dass der Schuldner die Zahlung bisher ohne schlechte Absicht nicht geleistet hat. Er geht davon aus, dass der Kunde die Zahlung eventuell vergessen hat oder die Rechnung ihn nicht erreicht hat. Mit der Zahlungserinnerung lässt sich sicherstellen, dass der Kunde über die noch offenen Positionen in Kenntnis gesetzt wird und das Versäumnis nachholen kann.

Stellenwert der Zahlungserinnerung

Unternehmer sind oftmals mit säumigen Kunden konfrontiert. Einige Unternehmen treten gegenüber Kunden mit hohem Aufwand in Vorleistung. Bei Handwerksbetrieben ist beispielsweise oft teures Material in Spiel. Nicht fristgerechte Zahlungen können daher mit der Zeit zu einem Problem für das Geschäft werden. Daher kommt es nicht in Frage, die offenen Rechnungen zu ignorieren. Eine bessere Alternative ist die Erinnerung an die offene Positionen. Einige Unternehmer befürchten, Kundenbeziehungen könnten darunter leiden, wenn sie ihren Kunden eine als unangenehm empfundene Zahlungserinnerung senden. Diese Befürchtungen sind nicht angemessen, da freundlich und seriös formulierte Zahlungserinnerungen bei Kunden eher einen professionellen Eindruck machen. Klare Sätze tragen dazu bei, viele Probleme zu meistern.

Hierbei ist es sinnvoll, auf die Gegenseitigkeit hinzuweisen: Sie als Verkäufer oder Dienstleister haben geleistet, nun ist es am Kunden, seinen Teil des Vertrags zu erfüllen.

Einordnung im Mahnwesen

Zahlungserinnerungen stellen eine Form der Mahnung dar, auch wenn sie nicht explizit diese Bezeichnung tragen. Die rechtliche Grundlage hierfür ist § 286 Abs. 1 BGB. Im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist bereits die erste Zahlungserinnerung rechtlich eine Mahnung. Nicht zu verwechseln sind Mahnungen mit einem Mahnverfahren, das andere juristische Folgen hat.

Bei der Erinnerung ist es lohnenswert, eine Kopie der Rechnung beizulegen. Damit kann der Kunde die Zahlungserinnerung sofort zuordnen und erhält einen gewissen Anreiz, die offenen Posten zeitnah zu begleichen.

Gestaltung und Formulierung der Zahlungserinnerung

Bei der Formulierung und auch dem Format der Zahlungserinnerung stellt sich die Frage, wie förmlich oder nicht förmlich diese gestaltet sein sollte. Es handelt sind bei der Erinnerung grundsätzlich um einen ersten Schritt im Mahnwesen. Eine zu frühe oder förmliche Formulierung kann dazu führen, dass Kunden sich ungerecht behandelt fühlen.

Daher ist im Sinne der Kundenbindung Fingerspitzengefühl gefragt. Für eine erste Erinnerung kann eine unförmliche Formulierung hinreichend sein. Erst, wenn daraufhin keine Reaktion erfolgt, ist ein förmliches Schreiben angezeigt. Hierbei empfiehlt sich die Zustellung per Einschreiben, damit der Eingang der Erinnerung sichergestellt ist.

Bei jeder Formulierung ist es ratsam, davon auszugehen, dass der Kunde keine falschen Absichten hatte. Dies hilft dabei, nicht zu offensiv zu formulieren.

Sie können darauf hinweisen, dass Rechnungen schon einmal verlorengehen können. Beim postalischen Rechnungsversand kommt es vor, dass eine Rechnung nicht zugestellt wird. Auch der E-Mail-Versand kann mit Problemen einhergehen. Weisen Sie darauf hin, dass der bisher nicht erfolgte Zahlungseingang bei Ihnen eher Verwunderung ausgelöst hat.

Beispielhafte Formulierungen

Eine verständnisvolle Zahlungserinnerung könnte wie folgt lauten:

„Sehr geehrte Damen und Herren / Lieber Kunde

Leider ist der Betrag für das Produkt noch nicht auf unserem Konto verbucht worden. Das kann vorkommen, da Rechnungen schnell übersehen werden oder verlorengehen. Daher füge ich Ihnen die Rechnung nochmals als Kopie bei.“

Eine förmlichere und sachliche Formulierung lautet beispielsweise wie folgt:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

nachfolgend geben wir Ihnen eine Aufstellung der fällig gewordenen, aber noch offenen Positionen. Den Fehlbetrag überweisen Sie bitte bis zum [Datum] auf folgende Bankverbindung: … “

Alternative förmliche Zahlungserinnerungen könnten Sie wie folgt formulieren:

„Sehr geehrter Kunde,

bei der Durchsicht Ihres Kundenkontos mussten wir feststellen, dass die nachfolgend aufgeführten Beträge nicht bis zum festgesetzten Fälligkeitsdatum beglichen worden sind. Daher erinnern wir Sie heute unter Berücksichtigung Ihrer Zahlungseingänge bis zum [Datum] daran, unsere noch offene Forderung zu begleichen.“

„Sehr geehrte Damen und Herren,

bisher konnten wir für die unten aufgeführten Positionen unter der Rechnungsnummer [Nummer] bis zum Fälligkeitsdatum noch keinen Zahlungseingang feststellen. Daher erlauben wir uns, Sie um den Ausgleich des Gesamtbetrags in Höhe von [Preis] bis zum [neues Fälligkeitsdatum] zu bitten.“