Rechnungsvorlage für Catering-Unternehmen und Gastronomie

Sofern Sie Speisen und Getränke hergestellt und geliefert haben, können Sie diese mithilfe unserer professionellen Rechnungsvorlage für Catering-Unternehmen und die Gastronomie Ihrem Auftraggeber unkompliziert und gesetzeskonform in Rechnung stellen. Laden Sie sich die Vorlage jetzt kostenfrei herunter und erstellen Sie im Anschluss in wenigen Augenblicken eine korrekte Rechnung für die von Ihnen erbrachten Leistungen.

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Was ist bei Rechnungen für Catering und den Gastronomiebereich zu beachten?

Generell gelten für Rechnungen über Catering und Gastronomieleistungen die gleichen formalen Vorgaben wie für alle anderen Rechnungen auch, die von Unternehmern erstellt werden. Erfolgte das Catering zu privaten Zwecken, müssen Sie bei der Rechnungsstellung nichts weiter beachten. Ist der Empfänger jedoch ebenfalls Unternehmer, kann er die erbrachten Leistungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 des EStG bis zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Im Rahmen einer sogenannten Bewirtung ist die steuerliche Berücksichtigung allerdings nur dann möglich, wenn eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllt sind. Einerseits müssen die Art der Bewirtung sowie der Bewirtungsgrund unter die o.g. rechtlichen Grundlagen fallen. Andererseits gelten strenge formelle Anforderungen hinsichtlich der Dokumentation dieser speziellen Betriebsausgaben. Dadurch sind auch Sie als Rechnungssteller einer Rechnung für Catering oder Gastronomie in der Pflicht, diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Welche Pflichtangaben dürfen auf einer Rechnung für Bewirtung nicht fehlen?

CateringDas Finanzamt prüft Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen besonders kritisch und streng. Sorgen Sie mithilfe einer ordnungsgemäß erstellten Rechnung dafür, dass Ihr Kunde gar nicht erst in Erklärungsnöte gegenüber der Finanzbehörde gerät.
Grundlage für eine Rechnung für Bewirtung bilden sowohl der genannte § 4 Abs. 5 Nr. 2 des EStG als auch § 14 Abs. 4 des UStG. Hierbei handelt es sich um die sogenannte Kleinunternehmerregelung, nach der Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen müssen, sofern Sie die Voraussetzungen für diese Regelung erfüllen. Auf keine Bewirtungsrechnung dürfen die folgenden Angaben fehlen:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens, also des Rechnungsstellers
  • Ihre Steuernummer (sofern der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt) oder Ihre Umsatzsteuer-ID
  • eine Rechnungsnummer, die maschinell vergeben wurde
  • das Rechnungsdatum sowie das Datum der Bewirtung (das sogenannte Leistungsdatum)
  • genaue Angaben zu Art und Menge von Speisen und Getränken
  • die jeweiligen Nettobeträge
  • sofern keine Kleinunternehmerregelung besteht der gültige Mehrwertsteuersatz und der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers bei Beträgen über 250 Euro (dürfen handschriftlich ergänzt werden)
  • keine Vorschrift, aber sinnvoll: Brutto-Gesamtbetrag

Als Kleinunternehmer müssen Sie auf die Ausweisung von Umsatzsteuer verzichten und auf der Rechnung auf diesen Umstand hinweisen.

Besonderheiten bei Rechnungen für Bewirtung und Catering

Damit das Finanzamt eine Rechnung für Bewirtung anerkennt, ist es wichtig, dass diese dem Zweck angemessen war. Hierfür gibt es jedoch keine allgemeingültigen Regelungen und es erfolgt die Prüfung für jeden Einzelfall. Daher sind detaillierte Angaben über die Art und Menge von Speisen und Getränken auf der Rechnung unerlässlich. Im besten Fall erfolgt zudem noch die Angabe der Zahl der bewirteten Personen. Hilfreich ist es, wenn Sie als Caterer oder Gastronom eine Registrierkasse verwenden. Diese sollte bereits alle wichtigen Informationen nebst der gesetzlichen Angaben auf einen Bon drucken. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro, ist dieser der Bon von Ihnen zusätzlich zu unterschreiben und bestenfalls mit Ihrem Firmenstempel zu versehen.

Doch nicht nur für Sie als Gastronom gelten hinsichtlich der Rechnung für eine Bewirtung strenge Dokumentationsvorschriften. Auch Ihr Kunde ist in der Pflicht. Er muss dem Finanzamt unter anderem den Grund für die Bewirtung und die Namen aller bewirteten Gäste nennen. Bei vielen Gastro-Abrechnungssystemen ist es daher möglich, auf der Rückseite der Rechnung die notwendige Angaben zu machen. Ist dies bei Ihnen nicht der Fall, ist es ratsam, dem Kunden einen entsprechenden Vordruck zusätzlich zur Catering-Rechnung zur Verfügung zu stellen.

Für Unternehmer, die ausschließlich einen Catering-Service und keine eigene Gastronomie betreiben, ist es anzuraten, sich ein entsprechendes Formular zur Aushändigung an den Kunden selbst am Computer zu erstellen. Im Web finden sich alle hierfür notwendigen Angaben. Denken Sie außerdem daran, auf der von uns zur Verfügung gestellten Rechnungsvorlage genaue Angaben zu den gelieferten Speisen und Getränken zu machen. Diese beinhaltet die Angabe der genauen gelieferten Menge samt Marke und Preis pro Stück oder Flasche. Bei einer pauschalen Abrechnung alkoholischer Getränke für zum Beispiel 200 Euro etwa wird sich das Finanzamt quer stellen. Es wird die von Ihrem Kunden eingereichte Catering-Rechnung nicht als Bewirtungsaufwand berücksichtigen.

 

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