Rechnungsvorlage für Freelancer online ausfüllen und downloaden

Rechnungsvorlage für Freelancer online ausfüllen

Eine der angenehmsten Pflichten in der Selbstständigkeit ist das Schreiben von Rechnungen. Für manche Freelancer ist das eher ein bürokratisches Ärgernis, weil sie in der Erstellung von Rechnungen unsicher sind. Mit den richtigen Informationen sollte aus dem unbeliebten Papierkram schnell ein problemloser Arbeitsschritt werden. Rechnungen sind der Weg zum Lohn für die Arbeit – und daher sollte das so genau und unkompliziert wie möglich gestaltet werden.

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Rechnungsvorgaben für Freelancer

Diese Angaben dürfen auf keiner Freelancer-Rechnung fehlen:

Ganz wichtig: Das Wort „Rechnung“. Sonst kann zwischen Angeboten, Lieferscheinen oder Quittungen theoretisch nicht unterschieden werden.
Name und Anschrift des Freelancers – wenn die Arbeit von Zuhause aus getätigt wird, darf das eine Privatanschrift sein, andernfalls muss das eingetragene genutzte Büro/die Werkstatt benannt werden.
Name und Anschrift der Kunden. Bitte sorgsam nachfragen, wer der Ansprechpartner ist, bzw. wie die Firmierung lautet.
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Freelancers.
Rechnungsnummer: Die Nummer muss einmalig sein. Fortlaufende Nummerierung ist praktisch, aber nicht verpflichtend, man kann also eine Buchstaben-Zahlenkombination nutzen. Hauptsache, die Rechnungsnummer ist einmalig zuzuordnen.
Datum der Rechnungsstellung
Datum der Auftragsleistung – oder des Zeitraumes, in welchem der Auftrag erledigt wurde.
Detaillierte Auflistung der in Rechnung gestellten Positionen: Erbrachte Dienstleistung, gelieferte Produkte usw. Zu jeder Position muss der entsprechende Mehrwertsteuersatz angegeben werden.
Rechnungssumme: Aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuerbeträge, Steuersätze und ggf. Rabatte
Angaben zur Umsatzsteuer: Wer als Kleinunternehmer abrechnet, muss auf der Rechnung darauf hinweisen.
Zahlungsbedingungen: Hinweise auf Skonti oder Zahlungsweisen sowie das Zahlungsziel
Bankdaten oder andere Informationen zur Geldübermittlung.
Mit diesen rechtlich verpflichtenden Rechnungsgrundlagen ist eine Rechnung gültig und abgesichert – natürlich nur, wenn die Angaben korrekt sind. Rechnungsgrundlagen ermöglichen einen transparenten Zahlungsverkehr und erleichtern den Umgang mit dem Finanzamt. Nachzulesen sind die Rechnungsgrundlagen im Umsatzsteuergesetz.

Diese Angaben sind keine Pflicht, sollten aber auf der Rechnung stehen:

Bedingungen des Zahlungsverzugs bzw. der Hinweis auf das BGB bei Zahlungsverzug.
Kontaktdaten für Rückfragen des Kunden, bestenfalls mit direktem Ansprechpartner.
Bei elektronischen Rechnungen der Hinweis darauf, dass diese Rechnung maschinell erstellt wurde und ohne Unterschrift gültig ist.

Freelancer vs. Freiberufler

Freelancer sind keine Freiberufler, obwohl das oft einfach als Übersetzung angesehen wird. Der einfache Unterschied: Freelancer betreiben ein Gewerbe oder sind eingetragene Kaufleute, Freiberufler nicht. Ihre Arbeit selbst kann identisch sein – der Unterschied liegt in der Rechtsform.

Ein Freelancer ist meistens ein freier Mitarbeiter mit eigenem Gewerbe – zum Beispiel ein Journalist, der für eine Tageszeitung schreibt und ab und an auch Artikel in anderen Magazinen veröffentlich. Ein Freelancer kann auch auf selbstständiger Physiotherapeut sein, der einen Teil seiner Arbeitszeit einer Praxis zur Verfügung stellt und einen anderen Teil Privatkunden betreut. Freelancer zahlen Gewerbesteuer, müssen aber keine sozialversichungspflichtigen Abgaben zahlen. Sie kommen für ihre Altersvorsorge und die Krankenversicherung selbst auf.

Freiberufler sind weder Kaufleute noch Gewerbetreibende und zahlen daher keine Gewerbesteuer. Sie versichern sich ebenfalls selbst – sofern sie keiner künstlerischen Tätigkeit nachgehen und Mitglied in der Künstlersozialkasse sind. Die Künstlersozialkasse steht auch Freelancern der entsprechenden Berufsgruppe offen.

Problem Scheinselbstständigkeit

Wer Freelancer wird, startet oft mit einem großen Auftrag in die Selbstständigkeit. Es ist jedoch nicht erlaubt, nur für einen einzigen Auftraggeber zu arbeiten. In dem Fall wäre nämlich von einer Scheinselbstständigkeit auszugehen – und das ist strafbar. Dieses Gesetz ist ein Schutz für die Freelancer und für die Arbeitnehmer – andernfalls könnten Unternehmer sich die Abhängigkeit von Mitarbeitern zunutze machen und sie in die Selbstständigkeit zwingen. So könnten Unternehmer die sozialversicherungspflichtigen Abgaben sparen und gleichzeitig ihre Kosten durch die Rechnungen der Freelancer in die Höhe treiben. Damit das nicht geschieht, muss jeder Freelancer mindestens drei unterschiedliche Auftraggeber pro Kalenderjahr ausweisen.
Natürlich ist es am Anfang der Selbstständigkeit manchmal nicht möglich, diese drei Auftraggeber zu finden – dann sollte aber zumindest anhand von Werbemaßnahmen etc. nachgewiesen werden können, dass man sich um weitere Auftraggeber bemüht.
Neben diesen Beweisen ist es ratsam, einige äußere Anzeichen der Selbstständigkeit zu zeigen: Eigene Geschäftsräume, einen eigenen Internet-Auftritt oder personalisierte Geschäftspapiere.Rechnungen sind keine lästige Pflicht. Wer sich einmal eine gute Vorlage runtergeladen und individualisiert hat, wird diese jahrelang nutzen können und spart sich Zeit im Umgang mit dem Finanzamt. Und Zeit ist schließlich Geld – besonders im Hinblick auf Steuerberater.