Rechnungsvorlage in Englisch online erstellen

Alle nötigen Rechnungsvorlagen für jede Art von Rechnungen auf Englisch steht hier kostenlos zum Download bereit. Auch werden Übersetzungen zu den wichtigsten Begriffen bzw. Phrasen geliefert. Der Nutzer kann also sofort seine Rechnungen online schreiben oder sich den kostenlosen Download der entsprechenden Vorlage für Word und Excel sichern. Das ist die perfekte Lösung für alle Nutzer, die zum ersten Mal damit konfrontiert sind, eine Rechnung auf Englisch ausstellen zu müssen.

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Wieso soll ich eine Rechnung in der englischen Sprache schreiben?

Die Globalisierung bringt es mit sich, dass die Unternehmen immer stärker international aufgestellt sind. Damit zusammen hängt der Trend, immer mehr Rechnungen für ausländische Kunden schreiben zu müssen. Englisch als die „Lingua Franca“ bietet sich in diesem Zusammenhang an. Es ist sinnvoll, Rechnungen auf Englisch auszustellen, wenn man Geschäfte auf dem internationalen Markt macht. Englisch ist sozusagen „a Must“.

International vergleichbare, gut verständliche Rechnungen sind also essentiell. Wenn eine Übersetzung der Rechnung vorliegt, können die Kunden diese umgehend bearbeiten. Eine Übersetzung liegt ja bereits vor. Ein weiteres Plus gegenüber dilettantischen Rechnungen: Sie werden in der Regel schneller und lieber bearbeitet als die unprofessionellen bzw. unvollständigen Rechnungen.

Es gibt auch einige Unterschiede bzw. landesspezifische Eigenheiten zu beachten. Rechnungen ins Ausland könnten zum Beispiel ohne Umsatzsteuer verfasst werden oder es werden bestimmte Zusatzangaben für ein Land erforderlich. Bei Unklarheiten kann und sollte auch der Steuerberater hinzu geholt werden.

Dies sind die Pflichtangaben auf Rechnungen und die englischen Pendants:

Eine auf Englisch erstellte Rechnung für die internationalen Kunden: Hier sind bestimmte Daten erforderlich, also der Name des Unternehmens, die Adresse sowie weitere Kontaktdaten. Benötigt werden diese Angaben auch für Rechnungen, die den Wert von 500 EURO unterschreiten. Die Daten werden als „personal information“ geführt. Die Daten des Leistungsempfängers werden mit „customer information“ bezeichnet.

Die Steuernummer, ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, UID des jeweiligen Rechnungsausstellers bzw. des Empfängers.
Die Steuer-ID bzw. die UID wird vom Finanzamt vergeben. Rechnungen über einen Wert ab 10.000 EUR müssen nicht nur die UID des Rechnungsausstellers ausweisen, sondern auch die UID des Empfängers. Die englischen Begriffe sind „VAT number“ bzw. „EU VAT number“.

Das Rechnungsdatum:

Das Rechnungsdatum gibt den genauen Zeitpunkt der Ausstellung der betreffenden Rechnung an. Auch hier ist das Datum für Rechnungen unter 500 EURO anzugeben. Der englische Begriff lautet „invoice date“.

Der Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde:

Diese Angabe beschreibt präzise den Tag bzw. einen mehrere Tage oder Wochen umfassenden Zeitraum, zu dem diese Leistung erbracht wurde. Dies wird mit „delivery date“ angegeben.

Die fortlaufende einmalige Rechnungsnummer:

Wichtig: Jede Rechnung muss die fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Jede Rechnung hat ergo eine einmalige Nummer, die man bei Nachfragen nutzen kann, um Vorgänge nachvollziehbar zu machen. Im Englischen ist der Fachbegriff „invoice number“.

Menge/Umfang und Art der in Rechnung gestellten Leistung:

Die Art der Leistung und deren Umfang müssen korrekt und vollständig auf der Rechnung angegeben werden. Sie werden Produktbeschreibung genannt. Auch hier gilt wieder, dass auch Rechnungen unter einem Wert von 500 EURO zu berücksichtigen sind. Dieser Begriff lautet im Englischen: „product description“.

Das Entgelt, die abgerechnete Summe, die sich aus der Leistung ergibt:

Auf einer Rechnung muss der Preis für die erbrachte Leistung ausgewiesen werden. Auch hier werden Rechnungen, die unter 500 EURO betragen, erfasst. Die Summe wird je nach den Posten als anzuwendender Steuersatz angegeben. Tax rate“ ist her der Fachbegriff, den genauen Steuerbetrag, „tax amount“, und eine Extranote, wenn eine Steuerbefreiung, „tax exemption“, in Anwendung kommt, sind mit anzugeben. Das Entgelt bzw. die Summe heißt auf Englisch „product price“.

Eine mögliche Gutschrift:

Falls es sich nicht um eine Rechnung handelt, vielmehr eine Gutschrift ausgestellt werden soll, greift nicht der Begriff „invoice“, sondern der Begriff „credit note“.